Fünf Dinge, die Unternehmen vor 2027 bei E‑Rechnungen prüfen müssen

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller für inländische B2B-Umsätze noch von der allgemeinen Übergangsregelung Gebrauch machen. Liegt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.

Für Unternehmen über dieser Umsatzgrenze wird der 1. Januar 2027 damit zum entscheidenden Termin. Prüfen Sie zusätzlich, ob einzelne Umsätze ausgenommen sind – beispielsweise Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Leistungen eines Kleinunternehmers.

Rechtlich genügt für den Empfang grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Im Alltag braucht es aber mehr als eine Adresse: Wer kontrolliert den Eingang? Wie werden XML-Dateien lesbar gemacht? Was passiert bei fehlerhaften Dateien, und wie gelangen sie ohne Medienbruch in die Buchhaltung?

Legen Sie deshalb ein zentrales Postfach, eine Vertretung und einen klaren Übergabeweg fest. Für XRechnungen kann unter anderem der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung genutzt werden.

Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinell verarbeitbares Format. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 üblich. Manche Programme bezeichnen bereits den PDF-Versand als „elektronische Rechnung“ – das erfüllt die neue Definition nicht.

Erstellen Sie daher eine Testrechnung und validieren Sie den strukturierten Teil. Prüfen Sie insbesondere Leistungsbeschreibung, Steuersätze, Zahlungsdaten, Kundennummern und Referenzen. Bei ZUGFeRD sind im Zweifel die strukturierten Daten maßgeblich, nicht die PDF-Ansicht.

Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Das betrifft insbesondere die XML-Datei einer XRechnung oder den strukturierten Bestandteil einer ZUGFeRD-Rechnung.

Prüfen Sie Dateispeicherung, Zugriffsrechte, Sicherung und Wiederauffindbarkeit. Stimmen Sie den vorgesehenen Ablauf mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung ab, bevor größere Mengen eingehen.

Testen Sie den gesamten Ablauf: Rechnung erzeugen, versenden, empfangen, visualisieren, inhaltlich prüfen, verbuchen und archivieren. Dokumentieren Sie dabei Fehler und Zuständigkeiten. Idealerweise beteiligt sich ein vertrauter Lieferant oder Geschäftskunde.

Klären Sie außerdem, wie Berichtigungen, Anhänge, Abschlagsrechnungen und abweichende Kundenanforderungen behandelt werden. Gerade diese Fälle verursachen später die meisten manuellen Umwege.